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工程项目资料管理策略

来源:网络整理 热度:℃ 时间:03-12
摘要:中国工程项目管理网

[摘要]对工程项目来说,极为重要的内容就是资料管理,唯有强化对项目资料管理,才能使整个工程处于良好的秩序之下。所以,企业应重视对资料管理工作,善于对其中所存在问题进行剖析,进而提出有效的对策,使资料管理工作中存在的问题获得解决,从而实现工程项目得到顺利开展。本文以工程项目的资料内容为出发点,详述了工程项目资料管理现状,着重探讨工程项目资料管理的策略。

[关键词]工程项目;资料管理;内容;现状;策略

前言

对现代企业来说,需为资料管理工作予以全方面支持。在工程项目的资料中,记录着企业在发展时所经历的每一个环节,是还原企业发展轨迹的一种有效途径。因此,为使工程项目资料管理水平获得提升,则应重视对管理人员的培训,确保资料内容的实时记录,进而为项目工程的开展提供重要依据。由此可见,工程项目的资料管理工作是至关重要的。

1工程项目的资料管理现状

对工程项目资料管理来说,存在很多滞后因素,而对资料管理工作起到阻碍作用。如管理意识的匮乏,以目前情况来看,许多企业都能够对资料管理工作予以重视,通常会采用随意管理的方式,来落实工程项目资料管理工作,致使资工程项目管理工作缺乏一定的客观性与合理性。再者,许多工程项目资料管理的相关人员,对资料管理也不够重视,他们认为有些资料是可有可无的,没必要对其进行管理,进而消耗掉大量人力和物力,甚至会认为资料有无,都不会对项目工程产生影响,将对资料的记录只视为一种形式,而非视为一种必须因素[1]。所以,在这种情况下,工程项目资料管理工作不但彰显不出价值,也会在一定程度上对工程项目产生阻碍,这都是由于对该工作重视程度不足而造成的。资料丢失也是现阶段工程项目资料管理中的一个极为普遍的现象。由于资料管理工作人员自身工作态度的消极,对资料管理工作通常采取敷衍了事的态度,自身责任完全落实的不到位,不能够尽职尽责的投身于实际工作之中,对于资料丢失的现象也难以及时发现,更为甚者,在已经发现资料丢失的前提下,还是未能在第一时间将材料找回,或者不予找回,致使工程项目中资料丢失的现象极为普遍。同时,工程项目资料管理人员还存在流动性较大的特点,许多管理人员都不是长时间处于一个岗位之中,也正因这一因素,使得相关管理人员难以在自己的岗位中投入更多热情,也难以做出一定成绩。并且,各个部门之间对管理工作的配合也极为不默契,导致资料丢失现象到达难以挽回的局面。除此之外,资料内容真实性的缺失,也是现今资料管理工作所面临的主要问题。体现为:其一,工程项目在资料收集过程中就存在着问题,这主要是由于资料收集人员对资料收集工作的专业程度不够,其经验也严重不足,致使资料内容的真实性与准确性难以得到保障。并且,对资料收集的工作人员来说,许多工作人员都为兼任,并很少直接深入到施工现场之中,一般都是在工程项目结束之后,才进行资料的收集的,或者说这种资料收集人员也仅仅是为协助验收工作而不得已为之的,从而导致资料内容的严重失真。以上为工程项目资料管理的主要现状。

2工程项目的资料管理策略

对工程项目的资料管理有效策略来说,可通过打造高素质管理团队,制定相关管理制度、重视工程资料的收集等方面,来切实促进工程项目资料管理工作的完善,确保资料内容的准确性与真实性。同时,还应善于转变管理人员思想观念,提升管理人员工作效率及质量,从而真正实现工程项目资料管理工作的有效性。工程项目的资料管理策略,具体内容体现如下:

2.1打造高素质管理团队

任何工作的开展都离不开人,唯有对工作人员的素质予以保障,才可从根本之处提升管理质量。所以,对工程项目资料管理工作来说,应重视对高素质管理团队的打造,使其能够以严谨、一丝不苟的态度,来开展工程项目资料管理工作,以避免因工作态度的消极对资料管理工作产生影响[2]。最为关键的就是提升管理人员对资料管理工作的重视,让其意识到资料管理工作可对实际工程项目所造成的影响,改变以往管理人员对其的看法,使管理人员能够在新理念,新方式的影响下,切实强化自身工程项目资料管理水平,从而使资料管理工作可彰显出价值。对此,若想实现对高素质管理团队的打造,则可以通过培训、以及开展会议等方式,以促进管理人员对先进管理知识的学习,并将其运用于实际管理工作之中,以推动资料管理人员工作素质以及工作能力的提升。同时,也可通过会议的开展,对管理人员的实际工作情况进行总结,在客观视角上,对管理人员在管理工作中的优势与弱势之处阐述出来,以促进管理人员对自身工作状况的理解,进而将其中优势之处无限放大,将其中弱势之处予以摒弃,以实现管理人员管理能力的真正飞跃。再者,企业还应对资料管理工作的奖惩机制予以健全,不断鼓励管理人员进行自我学习,与自我提升。针对成绩较为突出的优秀管理人员,企业应对其予以奖励,以提升管理人员工作积极性,让其能够带着饱满的热情投身于管理工作之中。而对于工作态度不积极,不认真的管理人员,企业则应对其予以适当的惩处,使其能够改变自己现有的工作态度,转而积极的参与到工作之中。同时,通过这一方式,还能够起到杀一儆百的作用,让资料管理人员都能够自觉约束自身行为,从而推动工程项目资料管理工作的良好运行。

2.2制定相关管理制度

各行各业在发展的过程中,都需借助一定制度,来对企业内部予以管理,以促进企业的长远发展与进步[3]。这对于工程项目资料管理工作也不例外,通过对相关管理制度的制定,有利于实现企业内部环境的和谐与稳定,让管理人员能够以相关管理制度为依据,自觉审视自身工作行为,若发现其中有不符合制度的行为,以进行及时的改正,以确保自身工作行为以及工作态度的正确性。以相关管理制度的制度来说,企业则应做到与时俱进,保证自身管理制度能够始终适应实际管理需求,以及时代的发展,这样做制定的管理制度,才能深入到资料管理工作的“患处”,及时对管理问题予以“治疗”,从而使资料管理工作能够恢复“降”。再者,企业还可根据资料管理工作的真实情况,来对管理制度进行有的放矢的地制定,以改善资料管理工作中存在的不足之处,让资料管理人员都能够严格要求自身,从而实现工程项目资料管理能力的进步。另外,为真实地将工程项目对材料与质量的控制情况反映出来,则应在制度内容的制定中有所体现,将材料与质量要求纳入到实际的标准中,并对这方面资料内容进行及时记录,具体如图1所示:(图1:建筑工程技术资料管理流程)。

2.3重视工程资料的收集

对工程资料的收集工作,是工程项目资料管理工作内容真实性与可靠性重要保障,必须对这一阶段的资料内容予以确保,才能实现资料管理工作的顺利进行。所以,对企业来说,应重视对工程资料的收集工作,保证收集人员的工作能力可符合实际收集工作的要求。对此,也应对收集人进行考核,判断其是否具有良好的工作能力,对素质较高的收集人员应予以重用,而对于素质较低,工作能力相对滞后的收集人员,则不应予以任用,这样才能使资料收集工作获得有效性,也才能够为工程项目资料管理工作提供良好辅助。在此过程中,绝不可忽视的一点,就是提升收集人员对收集工作的重视,唯有提起对收集工作的重视,才能使收集人员在收集工作中严谨而细致,绝不允许任何虚假资料内容的出现,进而不但对资料管理工作产生阻碍,甚至会对工程项目造成影响。另外,还可通过对专门小组的成立,来对收集工作予以保障。在工程项目施工之初,应做好与相关部门的接洽工作,注重对基础资料的完善,以保证资料内容的完整性。在工程项目施工之时,还应多与现场技术人员进行交流与沟通,提升资料收集工作的专业性,并在最大程度上提升资料内容的准确性,以达到工作目标。

3总结

总而言之,对工程项目的资料管理工作来说,应充分提起管理人员对其的重视,让其能够意识到自身工作对工程项目的重要价值,进而使工程项目的质量得到保障。另外,企业应针对工程项目资料管理工作中所存在的问题,并运用积极的应对措施,使该问题得到改善与解决,以提升工程项目资料管理水平,避免因记录不认真、以及资料丢失等现象,对工程项目产生影响。同时,还应注重相关管理人员工作素质以及工作能力的提升,使其能够从容应对自身工作,从而使资料管理工作凸显出对工程项目施工的重要价值,最终实现项目企业的长远发展及进步。

参考文献

[1]王中和.基于集成工程量清单的铁路建设项目投资控制研究[D].天津大学,2014.

[2]唐佳航.工程项目资料的质量管理[J].科技,2011(29):181.

[3]张煜韬.工程施工技术资料信息系统的设计与实现[D].大连理工大学,2006.

作者单位:广东工业大学华立学院2014工程管理2班